javascript:void(0)

Membangun Paperless Office


Pusing rasanya ketika melihat kertas berserakan di setiap sudut di kantor. Belum lagi banyak yang berkepentingan dengan kertas tersebut. Jika dihancurkan maka akan bikin masalah yang baru. Namun jika dibiarkan berserakan maka akan mengganggu kenyamanan dalam bekerja.
Permasalahan seputar kertas di kantor ini sebenarnya sudah menjadi persoalan lama. Bahkan pada tahun 1975 sebuah artikel Business Week yang berjudul The Office of the Future telah meramalkan tentang kantor masa depan yang terbebas dari kertas (paperless). Lebih lanjut di dalam artikel itu telah memprediksikan bahwa pada tahun 1980 penggunaan kertas dalam korespondensi akan mengalami penurunan dan pada tahun 1990 sebagian besar pencatatan akan dilakukan secara elektronik.
Perkembangan teknologi yang memudahkan orang dalam mencetak suatu dokumen pada akhir akhir ini misalnya printer laser, mesin fotokopi laser menjadi masalah baru yang menyebabkan peningkatan drastis produksi dokumen fisik. Orang menjadi lebih mudah mencetak dokumen dan akibatnya penggunaan kertas kembali meningkat secara drastis.  Permasalahan kertas ini kemudian menjadi masalah lingkungan yang mencuat kembali akhir akhir ini dan pada saat yang sama muncul juga kesadaran lingkungan.
Belakangan ini kita sering mendengar kampanye lingkungan  3R (Reduce, Reuse, Recycle). Reduce yang artinya mengurangi penggunaan, Reuse  menggunakan kembali, dan Recycle untuk mengolah kembali. Paperless Office hanyalah salah satu bagian dari kampanye Reduce  yang memastikan pengurangan penggunaan kertas di kantor. Sebuah kantor dengan berbagai aktivitas di dalamnya  tidak dipungkiri menggunakan ratusan ribu atau bahkan jutaan lembar kertas. Lembar-lembar kertas tersebut mulai dari untuk coret-coretan, memo, notulensi surat menyurat hingga dokumen laporan.
Tingginya kebutuhan akan kertas berimbas pada ketersediaan kayu, dimana kayu diolah menjadi bubur kertas (pulp) dan kemudian diolah lagi menjadi kertas. Menurut Prof. Dr. Sudjarwadi (UGM), 1 rim kertas setara dengan 1 pohon berumur 5 tahun. Untuk setiap ton, pulp membutuhkan 4,6 meter kubik kayu, dan 1 ton pulp menghasilkan 1,2 ton kertas. 1 hektar hutan tanamanan industri (acacia) dapat menghasilkan kurang lebih 160 meter kubik kayu. Jika pertahun diproduksi 3 juta ton pulp, maka membutuhkan 86.250 hektar hutan.
Paperless office merupakan suatu sistem yang mereduksi penggunaan kertas dalam proses adminitrasi perkantoran. Beberapa keuntungan yang diperoleh dari proyek ini antara lain :
  1. Hemat Anggaran
  2. Efisien waktu
  3. Manajemen Dokumentasi lebih baik.
  4. Kenyamanan kerja lebih baik.
  5. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.
  6. Manajemen lebih terkendali.
  7. Membaiknya citra organisasi.
Selain dari pada itu tentu semua sepakat bahwa menyelamatkan  lingkungan  dari kerusakan itu jauh lebih penting.
Mewujudkan paperless office bisa ditempuh dengan berbagai cara, berikut ini saya coba uraikan cara-cara sederhana yang memungkinkan kita bisa mempraktekannya dalam hal meminimalisir penggunaan kertas pada beberapa aktivitas di kantor.
1374933629924132919
1. Kurangi Kebiasaan Cetak Dokumen internal
Kurangilah kebiasaan mencetak dokumen-dokumen yang berskala internal. Kita dapat memanfaatkan Google Drive,dalam sistem dokumen. Google Drive menyediakan berbagai bentuk kebutuhan officeyang bisa kita kreasikan sehingga memudahkan kita dalam surat menyurat, database maupun penyimpanannya (storage). Kita juga tidak perlu dipusingkan dengan hosting dan beberapa tetek bengek yang perlu diurus jika kita membuat aplikasi berbasis website. Kita dapat membuat aplikasi kecil-kecilan yang bisa kita sesuaikan dengan business process (proses bisnis) yang dijalankan di kantor. Misalkan saja dalam hal surat menyurat internal maupun pengajuan formulir internal. Saya mencoba membuat aplikasi sederhana yang berupa formulir dengan sedikit menambahkan script berupa perintah perintah yang disisipkan dalam file respon di dalam formulir ini maka memungkinkan si pengisi formulir ini akan mendapatkan kiriman berupa file jadi berupa file pdf yang dikirimkan melalui email yang diisikan. seperti simulasi berikut ini:
Hasil akhir yang kita inginkan :
sumber : http://tjhouston.com/
sedangkan formulir di google drive sbagai berikut :
sumber : http://tjhouston.com
Script yang dibuat dalam Google spreadsheet akan meminta cetak pdf dan dikirimkan ke email sebagai attachment. Dengan sedikit modifikasi, saya juga membuat proyek ini sehingga memungkinkan admin dan pegawaia yang berkepentingan mendapatkan kiriman berupa attachment file pdf dengan subjek yang kita inginkan.Penasaran? silakan coba di  http://bit.ly/FormulirKonsumsi .
Selain untuk kebutuhan dokumen internal kita juga bisa memanfaatkan layanan google drive ini untuk membuat poling/survey. Sehingga kita tidak perlu mencetak lembaran lembaran survey yang pada nantinya akan kita buang.
2. Sistem tagihan dan pembayaran secara online
Kantor-kantor perusahaan swasta tentu akan lebih mudah mengimplementasikan hal ini, namun bukan alasan bahwa kantor pemerintah tidak bisa melakukannya. Untuk saat ini kantor saya telah membuat standar pembayaran dengan sistem transfer menggunakan MCM (Mandiri Cash Management) kedepan saya punya gambaran adanya aplikasi tagihan yang berbasis online. Semua stake holder yang berkepentingan akan dibuatkan akun khusus di mana dia bisa melakukan proses upload invoice dan dokumen-dokumen pendukung pembayaran. Sehingga akan mengurangi penggunaan material material kertas seperti amplop, nota tagihan dan lembaran-lembaran invoice fisik.
3. Sharing Folder & Cloud Storage System
Jika berada dalam satu lokasi kantor dan kita tidak ingin direpotkan dengan harus berjalan dari satu lokasi ke lokasi lain untuk melihat sebuah dokumen, maka yang bisa kita implementasikan adalah sharing folder. dengan memanfaatkan jaringan LAN atau Wifi kita bisa setting di setiap PC agar bisa diakses. namun demikian perlu disetting folder-folder mana yang sifatnya publik dan folder yang sifatnya rahasia (confidential) agar tidak ada penyalahgunaan wewenang akses. Jika skalanya lebih besar dan jangkauannya lebih luas, kita bisa memanfaatkan layanan Dropbox. Dropbox memungkinkan kita membuat folder-folder yang dapat diakses pengguna lain di kantor kita.
Dan masih banyak lagi aplikasi yang bisa dimanfaatkan agar kita bisa mewujudkan paperless office baik yang berbayar maupun yang gratis. Yang terpenting adalah bagaimana mengimplementasikannya di lingkungan terdekat kita supaya segera tergerak untuk melakukan perubahan bersama.
Mengakhiri tulisan ini, mohon rekan-rekan bisa sharing implementasi paperless office di kantor masing-masing
Sumber bacaan :
Businessweek.com The Office of the Future
Forbes.com

Comments